Tipps & Tricks
Produktiver im Arbeitsalltag mit Microsoft 365
Tastenkürzel, die Zeit sparen
Mit diesen Tastenkürzeln erledigen Sie häufige Aufgaben schneller, ohne zur Maus greifen zu müssen.
Strg + E – Suche öffnen
Öffnet die Suchleiste in Teams, Outlook und OneDrive. So finden Sie Nachrichten, E-Mails und Dateien blitzschnell.
Strg + N – Neues Element
Erstellt ein neues Element in der jeweiligen Anwendung: eine neue E-Mail in Outlook, einen neuen Chat in Teams oder ein neues Dokument in Word.
Strg + Umschalt + M – Stummschalten
Schaltet Ihr Mikrofon in Teams-Besprechungen stumm oder wieder ein. Sehr praktisch, um Hintergrundgeräusche schnell auszublenden.
Strg + K – Link einfügen
Fügt einen Link in Word, Outlook oder Teams ein. Markieren Sie zuerst den Text, drücken Sie Strg + K und fügen Sie die Adresse ein.
Alt + Tab – Zwischen Anwendungen wechseln
Wechseln Sie schnell zwischen geöffneten Anwendungen, ohne die Maus zu benutzen. Halten Sie Alt gedrückt und drücken Sie Tab, um die gewünschte Anwendung auszuwählen.
@Name – Person erwähnen
Tippen Sie @ gefolgt vom Namen einer Person, um sie in Teams oder Outlook direkt zu erwähnen. Die Person erhält eine Benachrichtigung.
Die Suche nutzen – Ihr stärkstes Werkzeug
Die Suchleiste am oberen Bildschirmrand funktioniert in allen Microsoft-365-Anwendungen. Sie ist eines der nützlichsten Werkzeuge – nutzen Sie sie so oft wie möglich.
In Teams suchen
Die Suche in Teams durchsucht Nachrichten, Personen und Dateien. Geben Sie ein Stichwort ein und filtern Sie die Ergebnisse nach Kategorie.
In Outlook suchen
Durchsuchen Sie Ihre E-Mails, Anhänge und Kontakte. Sie können nach Absendernamen, Betreff oder bestimmten Begriffen suchen.
In SharePoint suchen
In SharePoint durchsucht die Suche alle Team-Dokumente. Selbst Inhalte innerhalb von Word- und Excel-Dateien werden gefunden.
Suchtipps
Verwenden Sie Stichwörter, Absendernamen oder Zeiträume, um Ihre Suche einzugrenzen. Je präziser der Suchbegriff, desto schneller finden Sie das Gewünschte.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Mit Microsoft 365 können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten – in Echtzeit und ohne Dateien hin- und herzuschicken.
Gleichzeitig bearbeiten
Mehrere Personen können Word, Excel und PowerPoint gleichzeitig bearbeiten. Sie sehen die Änderungen der anderen in Echtzeit – farbig markiert mit dem Namen der Person.
Automatisch gespeichert
Änderungen werden automatisch gespeichert, solange die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt. Sie müssen nicht mehr manuell auf „Speichern“ klicken.
Kommentare und @Erwähnungen
Fügen Sie Kommentare direkt im Dokument hinzu und erwähnen Sie Kollegen mit @Name. Die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung und kann direkt antworten.
Versionsverlauf bei Problemen
Falls etwas schiefgeht, können Sie über den Versionsverlauf eine frühere Version der Datei wiederherstellen. Keine Änderung geht verloren.
Status und Fokuszeit
Ihr Status in Teams zeigt Kollegen, ob Sie gerade erreichbar sind. Nutzen Sie diese Funktion, um ungestört arbeiten zu können.
Status-Anzeige in Teams
Verfügbar (grün) – Sie sind erreichbar.
Beschäftigt (rot) – Sie sind in einer Besprechung oder konzentriert bei der Arbeit.
Nicht stören (rot mit Strich) – Sie erhalten keine Benachrichtigungen.
Abwesend (gelb) – Sie sind gerade nicht am Platz.
Status manuell setzen
Klicken Sie auf Ihr Profilbild in Teams und wählen Sie den gewünschten Status. So können Sie z. B. „Nicht stören“ setzen, wenn Sie konzentriert arbeiten möchten.
Fokuszeit einplanen
Tragen Sie sich regelmäßig Fokuszeit im Outlook-Kalender ein. Während dieser Zeit wird Ihr Status automatisch auf „Nicht stören“ gesetzt, damit Sie ungestört arbeiten können.
5 Gewohnheiten für den Alltag
Diese fünf einfachen Gewohnheiten helfen Ihnen, Microsoft 365 im Arbeitsalltag optimal zu nutzen:
1. Morgens: Teams-Chats und Kanäle prüfen
Starten Sie den Tag mit einem kurzen Blick in Teams. Prüfen Sie Ihre Chats und Kanäle auf neue Nachrichten, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.
2. Dateien in OneDrive/SharePoint speichern
Speichern Sie Dateien immer in OneDrive oder SharePoint, nie nur lokal auf dem PC. So sind Ihre Dateien gesichert und von überall erreichbar.
3. Schnelle Fragen: Teams-Chat statt E-Mail
Für kurze Fragen oder schnelle Absprachen ist ein Teams-Chat besser geeignet als eine E-Mail. Das spart Zeit und hält den Posteingang übersichtlich.
4. Besprechungsnotizen direkt festhalten
Halten Sie Notizen direkt in OneNote oder in den Teams-Besprechungsnotizen fest. So gehen keine Ergebnisse verloren und alle Teilnehmer haben Zugriff.
5. Wochenende: Aufgaben in Planner aktualisieren
Nehmen Sie sich am Ende der Woche kurz Zeit, um Ihre Aufgaben in Planner zu aktualisieren. Markieren Sie Erledigtes und planen Sie die nächste Woche vor.