Dateien teilen & Berechtigungen
Sicher teilen, richtig freigeben
Grundlagen: Wo liegen meine Dateien?
In Microsoft 365 gibt es drei Orte, an denen Ihre Dateien gespeichert sein können. Je nach Zweck ist ein anderer Speicherort der richtige.
OneDrive – Persönliche Dateien
OneDrive ist Ihr persönlicher Speicher. Nur Sie haben Zugriff auf diese Dateien – bis Sie sie bewusst mit jemandem teilen. Ideal für Entwürfe, eigene Notizen und persönliche Dokumente.
SharePoint / Teams – Team-Dateien
Dateien in SharePoint oder Teams gehören zum Team. Alle Teammitglieder haben automatisch Zugriff. Verwenden Sie diesen Speicherort für gemeinsame Dokumente, Vorlagen und Projektdateien.
Lokaler PC – Nur auf diesem Gerät
Dateien auf dem lokalen PC sind nur auf diesem einen Gerät verfügbar. Das ist nicht empfohlen für wichtige Dateien, da sie bei einem Geräteausfall verloren gehen können.
Dateien teilen – Schritt für Schritt
Eine Datei mit Kollegen zu teilen, geht schnell und einfach. Folgen Sie diesen Schritten:
1. Teilen-Funktion aufrufen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Teilen. Alternativ können Sie die Datei öffnen und oben rechts auf die Schaltfläche Teilen klicken.
2. Empfänger auswählen
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie die Datei teilen möchten. Sie können auch mehrere Personen gleichzeitig hinzufügen.
3. Berechtigung festlegen
Wählen Sie, ob die Person die Datei nur lesen oder auch bearbeiten darf. Bei sensiblen Dokumenten verwenden Sie „Kann anzeigen“.
4. Vor dem Senden prüfen
Wichtig: Prüfen Sie immer, wer Zugriff erhält, bevor Sie auf Senden klicken. Kontrollieren Sie den Empfänger und die gewählte Berechtigungsstufe.
Berechtigungsstufen verstehen
Beim Teilen von Dateien können Sie genau steuern, was der Empfänger mit der Datei tun darf. Außerdem bestimmen Sie über den Linktyp, wer den Link öffnen kann.
„Kann anzeigen“ (Lesen)
Die Person kann die Datei nur lesen, aber nicht ändern. Diese Stufe eignet sich für fertige Dokumente, Berichte oder vertrauliche Informationen.
„Kann bearbeiten“ (Bearbeiten)
Die Person kann die Datei ändern. Verwenden Sie diese Stufe, wenn Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten möchten.
Linktypen
Bestimmte Personen – Nur die von Ihnen ausgewählten Personen können zugreifen. Das ist die sicherste Option.
Personen in der Organisation – Alle Mitarbeiter Ihrer Organisation können den Link öffnen.
Jeder mit dem Link – Jeder, der den Link hat, erhält Zugriff. Vermeiden Sie diese Option bei sensiblen Daten!
Freigaben verwalten und widerrufen
Sie können jederzeit sehen, wer auf Ihre Dateien zugreifen kann, und Berechtigungen ändern oder entfernen.
Zugriff prüfen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Zugriff verwalten. Dort sehen Sie alle Personen, die aktuell Zugriff haben.
Zugriff entfernen
In der Übersicht können Sie einzelne Personen entfernen oder geteilte Links löschen. Die betroffene Person verliert sofort den Zugriff auf die Datei.
Berechtigung ändern
Sie können die Berechtigung nachträglich ändern – zum Beispiel von „Kann bearbeiten“ auf „Kann anzeigen“. So behalten Sie die Kontrolle.
Übersicht geteilter Dateien
In OneDrive finden Sie unter „Geteilt“ eine Übersicht aller Dateien, die Sie geteilt haben oder die mit Ihnen geteilt wurden.
Sicherheitshinweise für den Bankbetrieb
Im Bankbetrieb gelten besondere Anforderungen an den Umgang mit Dateien und Berechtigungen. Beachten Sie diese Regeln beim Teilen von Dokumenten:
Keine vertraulichen Daten mit externen Links
Teilen Sie vertrauliche oder sensible Dokumente niemals über den Linktyp „Jeder mit dem Link“. Verwenden Sie immer „Bestimmte Personen“.
Berechtigungen regelmäßig prüfen
Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, wer auf Ihre geteilten Dateien zugreifen kann. Entfernen Sie Berechtigungen, die nicht mehr benötigt werden.
Bei sensiblen Dokumenten „Kann anzeigen“ verwenden
Geben Sie sensible Dokumente nur mit Leserecht frei, damit der Empfänger die Datei nicht versehentlich ändern kann.
Im Zweifel den IT-Service fragen
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine Datei teilen dürfen oder welche Berechtigung die richtige ist, wenden Sie sich an den IT-Service. Lieber einmal zu viel fragen als ein Sicherheitsrisiko eingehen.