Migration von Notes zu M365

Bereiten Sie Ihre Notes-Umgebung rechtzeitig vor, damit die Migration reibungslos verläuft.

E-Mails aufräumen

• Nicht benötigte E-Mails löschen
• Anhänge >50 MB löschen oder lokal sichern – sie werden NICHT migriert!
• E-Mails inkl. Anhang >100 MB werden NICHT migriert

Ordner und Kontakte vorbereiten

• Ordnerstruktur aufräumen
• Private Ordner in öffentliche konvertieren – sonst landen Inhalte in „verwaiste Dokumente“
• Lokale Kontakte in Mail-Datenbank importieren / Kontaktsynchronisation aktivieren

Termine bereinigen

• Offene Termineinladungen zu- oder absagen

Die folgende Übersicht zeigt, welche Inhalte in die neue Umgebung übernommen werden und welche nicht.

Folgen Sie diesen Schritten in der angegebenen Reihenfolge:

1. PC neu starten
2. Bei bestehender Office-Lizenz: In MS Office und Edge abmelden
3. Bei office.com mit UPN anmelden (genoid@bankendomain.de)
   Wichtig für den Zugang zum Atruvia-Hub
4. Teams starten und anmelden (SSO – kein Kennwort nötig)
5. OneDrive starten und einrichten – Speicherort NICHT ändern!
6. Outlook starten – Teams MUSS vorher gestartet sein!

Prüfen und korrigieren Sie nach der Migration folgende Punkte:

• Junk-Ordner prüfen
  Microsoft klassifiziert manchmal E-Mails falsch als Spam. Prüfen Sie den Junk-Ordner regelmäßig.
• Serientermine prüfen
  Benutzerdefinierte Serien werden als Einzeltermine migriert. Diese müssen neu als Serientermine angelegt werden.
• Private Termine
  Stellvertreter-Berechtigung muss explizit gesetzt werden, um private Termine einzusehen.
• Feiertage anpassen
  Von „frei“ auf „gebucht“ ändern – sonst plant der Terminplanungsassistent Termine an Feiertagen!
• Vorlagen sichern
  Vorlagen als .oft-Dateien speichern. Sonst verschwinden sie beim Senden aus dem Entwürfe-Ordner.
• Audiokonferenz-PIN aufbewahren
  Die PIN kommt per E-Mail – bitte sicher aufbewahren.
• Berechtigungen auf Unterordner
  Müssen nach der Migration neu vergeben werden.
• OneNote
  Nach der Migration unter Laufwerk J: zu finden.

Diese Tabelle hilft Ihnen, gewohnte Notes-Funktionen in Outlook wiederzufinden.

Stellvertretung vergeben (10 Schritte)

1. Outlook öffnen und Datei klicken
2. Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung
3. Auf Hinzufügen klicken
4. Gewünschte Person aus dem Adressbuch auswählen
5. Berechtigungsstufe für Kalender festlegen
6. Berechtigungsstufe für Posteingang festlegen
7. Berechtigungsstufe für Kontakte festlegen
8. Berechtigungsstufe für Aufgaben festlegen
9. Option „Zusammenfassung senden“ aktivieren (empfohlen)
10. Mit OK bestätigen

---

Berechtigungsstufen

---

Für Abteilungsleitungen: Besprechungsanfragen

Es gibt drei Optionen, wie Besprechungsanfragen gehandhabt werden:

1. Anfragen nur an Stellvertreter senden – Nur die Stellvertretung sieht die Anfragen
2. Anfragen an beide senden – Sie und Ihre Stellvertretung erhalten die Anfragen
3. Anfragen nur an mich senden – Nur Sie selbst erhalten die Anfragen

---

Für Assistenz / Sekretariat

• Postfach öffnen: Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers öffnen
• Dauerhaft einbinden: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Ändern → Weitere Einstellungen → Erweitert → Hinzufügen
• Im Auftrag senden: Über das Von-Feld eine andere Person als Absender wählen (Berechtigung „Senden im Auftrag von“ erforderlich)

Zweck der MigSupport-DB

Die MigSupport-Datenbank ist das zentrale Werkzeug für Administratoren zur Planung und Steuerung der Migration. Hier werden Benutzer zugeordnet, Migrationsoptionen festgelegt und der Status überwacht.

---

Frozen Zone

Die Frozen Zone beginnt 3 Wochen vor dem CutOver. In dieser Phase dürfen keine Strukturänderungen an Postfächern, Verteilern oder Berechtigungen vorgenommen werden.

---

Größenlimits

---

Migrationsoptionen

---

Kalenderfreigabe-Optionen im Ziel

Nach der Migration können Kalenderfreigaben in Exchange Online konfiguriert werden. Die gewünschten Freigabeeinstellungen werden vorab in der MigSupport-DB festgelegt.

---

Freigabe- und Funktionstester

Am Cutover-Samstag werden Freigabe- und Funktionstester benötigt, die die migrierten Postfächer auf Vollständigkeit und Funktionalität prüfen.

---

Gruppen

---

Freigegebene Postfächer (SharedMailbox)

---

Erweiterte Lizenz für Mail-In-Datenbanken