Für Team-Besitzer

Bevor Sie ein neues Team anlegen, sollten Sie sich folgende drei Prüffragen stellen:

1. Personelle Ebene

Wer soll im Team zusammenarbeiten? Welche Personen oder Rollen werden benötigt?

2. Fachliche Ebene

Welches fachliche Thema, Projekt oder welche Aufgabe steht im Mittelpunkt?

3. Funktionale Ebene

Welche Funktionen werden benötigt? Dateien, Aufgaben, Kalender, Formulare?

KISS-Prinzip

• Namen kurz halten – prägnant und selbsterklärend
• Ablagestruktur flach halten – wenige Ebenen, klare Ordnung

W-Fragen-Checkliste

Transparent vs. restriktiv

Gehen Sie die folgenden 20 Punkte der Reihe nach durch, wenn Sie ein neues Team anlegen:

Teamname

Beschreibung

Erstellen Sie eine aussagekräftige Beschreibung. Diese hilft Mitgliedern und Interessenten, den Zweck des Teams sofort zu verstehen.

Datenschutz: Privat vs. öffentlich

• Privat: Nur eingeladene Personen können beitreten und Inhalte sehen
• Öffentlich: Alle Mitarbeiter können das Team finden, beitreten und Inhalte sehen

Teambild

Fügen Sie ein Teambild hinzu, damit das Team in der Übersicht leichter erkennbar ist. Verwenden Sie ein aussagekräftiges Symbol oder Logo.

Mitgliederberechtigungen

Unter Team verwalten > Einstellungen > Mitgliederberechtigungen können Sie festlegen, was Mitglieder dürfen und was nicht.

@-Erwähnungen

Unter den Einstellungen können Sie steuern, ob Mitglieder @team und @kanal-Erwähnungen verwenden dürfen. Bei großen Teams kann es sinnvoll sein, @team-Erwähnungen einzuschränken.

Teamcode

Mit einem Teamcode können Personen direkt beitreten, ohne eine Einladung zu benötigen. Praktisch für große, offene Teams. Der Code kann jederzeit erneuert oder deaktiviert werden.

GIFs / Giphy

Team-Ablaufdatum

Teams haben ein automatisches Ablaufdatum. Nach 180 Tagen Inaktivität läuft ein Team automatisch ab.

• 30 Tage vorher: Erste Warnung per E-Mail an die Besitzer
• 15 Tage vorher: Zweite Warnung per E-Mail
• 1 Tag vorher: Letzte Warnung per E-Mail

Namen und Beschreibungen

• Verwenden Sie sprechende Namen, die den Zweck des Kanals sofort erkennen lassen
• Erstellen Sie aussagekräftige Beschreibungen für jeden Kanal
• Benennen Sie Kanäle möglichst NICHT um – der zugrunde liegende SharePoint-Ordner behält den alten Namen

Kanal empfehlen

Beiträge richtig nutzen

• Pro Thema einen neuen Beitrag erstellen – nicht alles in einen Thread packen
• Einen präzisen Betreff vergeben, damit Beiträge schnell gefunden werden
• @-Erwähnungen nur wenn nötig – sparsam und gezielt einsetzen
• Ankündigungen sparsam einsetzen – nur für wirklich wichtige Mitteilungen
• Wichtige Beiträge anheften – damit sie nicht in der Masse untergehen

Kanalmoderation

In großen Teams oder reinen Informationskanälen empfiehlt sich die Kanalmoderation. Damit können nur Besitzer und Moderatoren neue Beiträge erstellen. Mitglieder können weiterhin antworten.

Private Kanäle – Besonderheiten

• Maximal 30 private Kanäle pro Team
• Jeder private Kanal erstellt eine separate SharePoint-Site
• Planner, Stream und Forms sind in privaten Kanälen NICHT verfügbar
• Private Kanäle können NICHT archiviert werden

Ordnerstruktur

• Maximal 3 Unterebenen verwenden (oder die 7-Ordner-Struktur: max. 7 Ordner pro Ebene)
• Flache Strukturen sind übersichtlicher und einfacher zu navigieren

Dateien verschieben

Freigaben

• Granulares Freigeben an Personen außerhalb des Teams VERMEIDEN
• Freigaben dokumentieren und regelmäßig prüfen

Synchronisation

• Maximal 300.000 Dateien für die Offline-Synchronisation
• Synchronisieren Sie nur Daten, die zwingend offline benötigt werden

Dateiteilen auf Besitzer einschränken

Um das unkontrollierte Teilen von Dateien zu verhindern, können Sie die Freigabe in SharePoint auf Besitzer einschränken:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Site des Teams (in Teams unter „Dateien“ → „In SharePoint öffnen“)
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) → Websiteberechtigungen
3. Wählen Sie „Ändern, wie Mitglieder freigeben können“
4. Setzen Sie die Freigabeberechtigung auf „Nur Websitebesitzer können Dateien, Ordner und die Website freigeben“

Ergänzen Sie Ihre Kanäle mit zusätzlichen Registerkarten, um die Zusammenarbeit zu verbessern:

Planner

Aufgabenverwaltung direkt im Kanal. Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie sie zu und verfolgen Sie den Fortschritt mit Boards, Diagrammen und Zeitplänen.

Forms

Umfragen und Formulare erstellen und direkt im Kanal auswerten. Ideal für schnelle Abstimmungen und Feedback.

Lists

Listen und Prozesse verwalten. Strukturierte Informationen wie Projekt-Tracker, Inventar oder Anträge übersichtlich erfassen.

Kanalkalender

Gemeinsamer Kalender für kanalspezifische Termine. Alle Mitglieder sehen anstehende Termine direkt im Kanal.

SharePoint-Seiten

Strukturierte Ablage und Informationsseiten direkt im Kanal einbetten. Ideal für Wikis, Anleitungen oder Team-Dashboards.

Team löschen

• Die SharePoint-Site mit allen Dateien
• Das OneNote-Notizbuch
• Alle Planner-Pläne
• Der Kalender

Standard-Kanal löschen

• Nur der Kanal selbst wird entfernt
• Der SharePoint-Ordner bleibt erhalten
• Der Kanal ist 30 Tage wiederherstellbar

Private / freigegebene Kanäle löschen

Dateien wiederherstellen

• Gelöschte Dateien landen im SharePoint-Papierkorb
• Aufbewahrungsfrist: 93 Tage

Preservation Hold Library (PHL)

Die PHL ist ein permanentes Archiv in SharePoint. Geänderte oder gelöschte Versionen werden dort automatisch aufbewahrt. Der Zugriff ist nur über die direkte URL möglich (nicht über die Standardnavigation).

Archivieren vs. Löschen

Beachten Sie die folgenden technischen Grenzen von Microsoft Teams:

Das folgende Beispiel zeigt eine mögliche Struktur 1 Jahr nach Cut-Over – als Orientierung für den Aufbau Ihrer eigenen Teams: