SharePoint
Die gemeinsame Dateiablage Ihres Teams
Was ist SharePoint?
SharePoint ist die gemeinsame Dokumentablage für Teams und Abteilungen. Während OneDrive Ihr persönlicher Speicher ist, dient SharePoint als gemeinsamer Speicherort für Ihr Team.
Gemeinsamer Speicher für Ihr Team
In SharePoint liegen die Dateien, die Ihr gesamtes Team benötigt. Jeder im Team kann darauf zugreifen, ohne dass Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt werden müssen.
OneDrive vs. SharePoint
OneDrive ist Ihre persönliche Ablage – nur Sie haben Zugriff. SharePoint ist die Team-Ablage – alle Mitglieder des Teams sehen die gleichen Dateien.
Automatische SharePoint-Seite
Jedes Team in Microsoft Teams erhält automatisch eine eigene SharePoint-Seite. Dort werden alle Dateien gespeichert, die in den Team-Kanälen geteilt werden.
SharePoint und Teams
SharePoint und Microsoft Teams arbeiten eng zusammen. Im Hintergrund nutzt Teams SharePoint als Speicherort für alle Kanal-Dateien.
Dateien landen in SharePoint
Wenn Sie eine Datei in einen Teams-Kanal hochladen, wird sie automatisch in SharePoint gespeichert. Der Kanal zeigt die Dateien nur an – der eigentliche Speicherort ist SharePoint.
Zwei Wege, gleiche Dateien
Sie können auf die gleichen Dateien sowohl über Teams als auch über SharePoint zugreifen. Egal wo Sie eine Datei ändern – die Änderung ist sofort überall sichtbar.
Erweiterte Möglichkeiten in SharePoint
SharePoint bietet mehr Funktionen als die Datei-Ansicht in Teams: benutzerdefinierte Ansichten, Metadaten für Dateien und automatisierte Abläufe (Workflows).
Dokumentbibliotheken
Dokumentbibliotheken sind die zentralen Ablagebereiche in SharePoint. Hier speichern, organisieren und verwalten Sie die Dateien Ihres Teams.
In der Bibliothek navigieren
Öffnen Sie die SharePoint-Seite Ihres Teams und klicken Sie auf Dokumente. Dort sehen Sie alle Ordner und Dateien. Verwenden Sie die Brotkrümel-Navigation oben, um zurückzuspringen.
Hochladen und Ordner anlegen
Klicken Sie auf Hochladen, um Dateien hinzuzufügen, oder auf Neu > Ordner, um eine neue Struktur anzulegen. Per Drag & Drop können Sie mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
Sortieren und Filtern
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Dateien zu sortieren (z. B. nach Datum oder Name). Über das Filter-Symbol können Sie gezielt nach bestimmten Dateitypen oder Zeiträumen filtern.
Metadaten und Ansichten
SharePoint erlaubt es, Dateien mit zusätzlichen Informationen (Metadaten) zu versehen, z. B. Kategorie oder Status. Mit benutzerdefinierten Ansichten sehen Sie dann nur die Dateien, die für Sie relevant sind.
Berechtigungen in SharePoint
SharePoint steuert genau, wer auf welche Dateien zugreifen darf. Als Team-Mitglied haben Sie automatisch die richtigen Rechte.
Automatischer Zugriff für Team-Mitglieder
Wenn Sie einem Team in Microsoft Teams angehören, haben Sie automatisch Zugriff auf die SharePoint-Dateien dieses Teams. Sie müssen nichts extra einrichten.
Zusätzliche Berechtigungen
Für einzelne Dateien oder Ordner können zusätzliche Berechtigungen vergeben werden. So können Sie bestimmte Dokumente auch für Personen außerhalb Ihres Teams freigeben.
Websitebesitzer verwalten den Zugriff
Die Websitebesitzer (meistens die Team-Besitzer) können Mitglieder hinzufügen oder entfernen und die Berechtigungen der gesamten SharePoint-Seite steuern.
Berechtigungsstufen
Es gibt drei Hauptstufen: Lesen (nur anschauen), Bearbeiten (Dateien ändern und hinzufügen) und Vollzugriff (alles verwalten, einschließlich Berechtigungen).
SharePoint-Seiten
Neben Dokumentbibliotheken bietet SharePoint auch die Möglichkeit, eigene Seiten zu erstellen – zum Beispiel für Neuigkeiten oder Team-Informationen.
News-Beiträge
Teams können News-Beiträge veröffentlichen, um wichtige Informationen zu teilen. Diese erscheinen auf der SharePoint-Startseite und können auch in Teams-Kanälen angezeigt werden.
Wiki- und Infoseiten
Erstellen Sie Seiten für Anleitungen, Prozessbeschreibungen oder häufig gestellte Fragen. So hat Ihr Team ein gemeinsames Nachschlagewerk an einem zentralen Ort.
Seiten erstellen
Klicken Sie auf Neu > Seite, um eine neue Seite zu erstellen. Verwenden Sie den Baukasten-Editor, um Texte, Bilder, Links und andere Inhalte hinzuzufügen.